Идентификация материалов и изделий в процессе разработки, производства, продажи

• нумерацию изделий и документации в соответствии с ЕСКД;
• основные правила и рекомендации по именованию материалов и изделий для использования в документах;
• основные правила, рекомендации и ошибки в процессе присвоения и использования артикулов.

Нумерация изделий и документации в ЕСКД.

Для однозначной идентификации документации и изделий в РФ используется Единая система конструкторской документации - ЕСКД (обзор - здесь).

• Виды изделий по ЕСКД приведены в ГОСТ 2.101-68 "Единая система конструкторской документации. Виды изделий" (обзор здесь).
• Виды конструкторских докментов по ЕСКД определяются в ГОСТ 2.102-68 "Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов" (обзор здесь).
• Вся документация на изделия по ЕСКД кодируется в соответствуии с ГОСТ 2.201-80 "Единая система конструкторской документации. Обозначение изделий и конструкторских документов" (обзор здесь).

Нумерация осуществляется в формате:

<Код>.<Класс>.<Номер>-[<Исполнение1>[.<Исполнение2>]][<Вид документа>], где:

• <Код> - Код организации-разработчика - 4 прописные русские буквы - код организации-разработчика конструкторской документации. Например ООО "Дефайнум" присвоен код "ДФАП". Присвоением кодов и ведением реестра занимается ФГУП "СТАНДАРТИНФОРМ". Также, в качестве кода возможно использование ОКПО организации;
• <Класс> - Код классификационной характеристики - шестизначное число, первых две цифры которого обозначают класс, далее по порядку - подкласс/группа/подгруппа/вид. Скачать классификатор можно поробовать здесь;
• <Номер> - Порядковый регистрационный номер - трехзначное число - порядковый номер изделия присваиваемый организацией-разработчиком внутри группы;
• <Исполнение1>, <Исполнение2> - Порядковый номер исполнения - двух- или трехзначное число;
• <Вид документа> - сокращенное наименование вида документа по ГОСТ 2.102-68.

Например:

• АБВГ.012345.678
• АБВГ.012345.678-01
• АБВГ.012345.678-012
• АБВГ.012345.678-01.23
• АБВГ.012345.678СБ

В нашей правктике наиболее часто применяются следующие виды документов:

• СБ - Сборочный чертеж
• СП - Спецификация
• Э3 - Схема электрическая принципиальная
• МЭ - Электромонтажный чертеж

Наименования материалов и изделий

Основная задача правильного построения наименования материала или изделия (далее - товара) состоит в выборе:

• необходимого и достаточного минимума информации, позволяющего его однозначно идентифицировать в учете и при производстве;
• выборе дополнительных характеристик, определяющих соответствие товара запросам потребителя (например, покупателя или производства);
• облегчающих его использование или позволяющих подобрать совместимый товар.

Как правило, кроме наименования товара в учете используют различные идентификационные коды, позволяющие установить однозначное соответствие на всех стадиях учета внутри компании.

Виды идентификационных кодов (далее - код):

• В различных документах, например накладных Торг-12, М-15, внутренних документах компаний обычно используется Код товара или  Номенклатурный номер  (он же код в 1С).
• Реже используют Артикул, Штрих-код (например, EAN-13), QR-код или SKU (Stock Keeping Unit) идентификатор товарной позиции, единица учета запасов.

В некоторых случаях, внутри кода закладывается определенная структура классификации товара, облегчающая его запоминание потребителями и сотрудниками, складирование,  сортировку, выкладкув торговом зале, генерацию новых кодов.

В зависимости от используемой системы учета и построения бизнес-процессов в компании, для различных целей могут использоваться различные коды (код товара, номенклатурный номер, артикул, SKU, штрих-код и т.п.), которые могут включаться также и в наименование товара.

Напомню, что целью установления правил использования кодов и наименований в документах является возможность найти товар, указанный в документе или по товару, часто без упаковки, однозначно определить соответствует ли он строке документа (накладной, спецификации, упаковочному листу).

Т.е., на товаре или его упаковке, транспортной или производственной таре, должно быть достаточно информации для однозначного сопоставления товара с документом.

В худшем случае, если на товаре отсутствует маркировка, мы должны иметь возможность руководствуясь имеющимся документом или справочником номенклатуры компании, определить его точное название по внешнему виду (тип товара; цвет; специальные системы цифровой, символьной, цветовой кодировки; логотипы; символы и др.признаки) и, при необходимости, используя инструментальные измерения (линейку, микрометр, штанген-циркуль, мультиметр, весы и др. измерительное оборудование).

Как правило, минимальный набор характеристик товара включает в себя:

• термин, определяющий принадлежность к товарной группе (категория, тип, класс, вид товара), например "Провод", "Чайник";
• производителя или торговую марку (товарный знак), например, Definum;
• артикул товара;
• единицу измерения по калассификатору ОКЕИ (Общероссийский классификатор единиц измерения)

Для удобства идентификации или выбора товара в наименование обычно включаются:

• характеристики, определяющие основные потребительские свойства для конкретной группы товара, например: габариты, мощность, цвет, размер и т.п.;
• информация о совместимости с другими товарами, например, названия интерфейсов, серий, прямое указание ответных частей или базового товара для использования с которым предназначен описываемый товар;
• производные характеристики, не выделяющие товар из общей массы, но позволяющие произвести, например, быстрый расчет электрических цепей, настройку оборудования и т.п.

Дополнительно, часто учитываются:

• страна происхождения, если ее невозможно однозначно определить по производителю и номер ГТД (Грузовой таможенной декларации);
• дата производства, партия товара, номер сертификата или паспорта изделия;
• срок годности и т.п.

Дополнительные виды классификации товаров:

• ОКП - Общероссийский классификатор продукции - для целей статистического учета;
• ОКДП, ОКПД2 - Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности;
• МКТУ - Международной классификации товаров и услуг - для целей патентования;
• ТН ВЭД ТС - Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности Таможенного союза - для целей таможенного оформления;

Как правило, компании используют в качестве основного классификатора товаров, собственный выстроенный под конкретные задачи. Также, часто встречается частичное или полное заимствование классификатора товаров у основного поставщика.

Для обмена заказами, счетами, накладными с поставщиками и клиентами, мониторинга и установления цен, загрузки описаний товаров обычно используются Системы электронного документооборота (ЭДО), позволяющие в автоматическом или ручном режиме устанавливить соответствие между классификаторами товаров интересующих поставщиков и внутренним классификатором компании.

Также, для формализации процесса подготовки карточек товаров и составления наименований товаров обычно используют справочники характеристик и шаблоны описаний с предопределенным набором характеристик для каждой товарной группы.

Качественно подготовленная карточка товара для внутреннего использования может включать в себя:

• фотографии товара;
• инструкции, описания;
• документацию: конструкторскую, технологическую;
• маркетинговые материалы;
• места хранения товара;
• ссылки на совместимые или дополнительные товары, запчасти, аксессуары;
• ссылки на сопутствующие или часто приобретаемые вместе товары;
• информацию об аналогах товара;
• информацию о поставщиках и их ценах;
• информацию о стандартах которым соответствует товар и сертификатах;
• классификацию для целей бухгалтерского, налогового, управленчекого учета и т.п.

Основные проблемы и ошибки, возникающие при формировании артикула и наименования товара:

• Использование различных наименований одного и того же товара для различных документов, например, "Гайка М3, ГОСТ ХХХ" и "Гайка М3, МЕТ-ХХХ, арт.9876". Возможно, это одна и та же гайка, но как это определить?
• Использование "обобщенных" названий, не позволяющих точно определить идентифицировать товар, например: "Ведро" вместо "Ведро пластиковое, зеленое, 20л, "ХХХ-ПЛАСТ" арт.123458", что приводит к путаннице, если в классификатор добавляется еще одно "Ведро" с другими характеристиками.
• Использование наименований не содержащих достаточного количества идентифицирующих признаков, например, "Ведро, арт.1213" в случае если на складе несколько видов ведер и ни на одном не указан артикул.
• Использование веса весовых единиц вместо штучных/мерных при расчете расхода материалов и наоборот, т.к. возникают проблемы с "конвертацией" единиц и точностью замеров "штук/кг", "гр/м", "гр/см3" и т.п.;
• Неучет коэффициентов для упаковки при составлении спецификаций изделий, закупках, списании материалов, что ведет к ошибкам в складском учете и при расчете цен на порядки. Обычно, такие ситуации встречаются когда в одной карточке товара заведены несколько видов упаковки товара, например, "штуки", "пачки" (содержит 100 "штук"), "коробки" (содержит 100 "пачек"). И вот уже человеческий фактор дает ошибку в 10000 раз;
• Неучет кратности мерных материалов и упаковки при составлении спецификаций изделий, закупках, списании материалов, что ведет к проблемам с обрезками, отходами, при расчете цен и списании материалов на производство, а также ситуациям когда продажа или отгрузка некратного количества невозможна или крайне затруднительна;
• Использование единиц измерения, отличных от системы СИ и производных от них в наименованиях и документации, например, "дюймы"/"футы" вместо "метров", "фунты" вместо "килограмм", что ведет к ошибкам пересчетов и округлений;
• Использование единиц измерения, не позволяющих адекватно учесть расход материала и/или его стоимость из-за ограничения точности бухгалтерских и складских документов из-за ошибок округления, что может приводить как к неоправданному завышению, так и занижению цены, необоснованному перерасходу или списанию материалов;
• Использование единиц измерения не традиционных для обозначения в той или иной товарной группе, например миллиметров при учете провода или метров в размерах крепежа, что ведет в затруднению выбора и идентификации материлов, ошибкам в расчетах и подготовки документации;

Рекомендации по присвоению и использованию артикулов:

• Идеальный артикул однозначно идентифицирует товар в глобальном масштабе!
• Артикул должен содержать символы только одного алфавита (латиница или кириллицу);
• Желательно чтобы в артикуле содержались символы позволяющие однозначно идентифицировать из символов какого алфавита он состоит (русского, английского и т.п.);
• Не рекомендуется использовать в артикуле символы, не подлежащие однозначной идентификации - ошибки с случайной или намеренной подменой символа крайне трудно обнаружить, но они приводят к невозможности поиска товара, например:
  • символы кириллицы А,С,К,Р,В,Т,O,Н,М,Х,Е,У путают с латиницей и наоборот;
  • символы О,З, I, Ч с цифрами 0,3,1, 4;
  • символ I путают с L;
  • символы тире путают с "_" и минусом "-", особенно при рукописной маркировке;
• Старайтесь на использовать артикулы содержащие знаки пунктуации (.,?!:;), кавычки, спецсимволы - это затрудняет их набор, может искажать смысл наименования товар, часто такие символы запрещены для использования по внутренним правилам организаций;
• Лидирующие нули в артикуле - зло - их часто опускают или добавляют по вкусу;
• Не используйте артикулы, совпадающие с артикулами другого производителя - потребитель будет дезориентирован и может ошибочно выбрать конкурента. Недобросовестные конкуренты иногда специально присваивают аналогичные артикулы чтобы отбить часть покупателей;
• Не "обрезайте" артикулы! Вы думаете что длинны хвост ничего не значит? А производитель шифрует в ней множество неочевидных опций, что приводит к пересортице или сложновыявляемым отклонениям в качестве из-за "подмены" или неучета дополнительных характеристик;
• Ошибочное использование SKU вместо Артикула! Внимательно изучайте каталог поставщика: в нем для одного и того же Артикула товара может быть несколько SKU для различных видов упаковки. Такое использование SKU вместо Артикула может приводить к существенным (на порядки) ошибкам при закупках и расчете себестоимости;
• Не путайте Номер партии и Артикул - как правило, второй раз уже не купите!